ГлавнаяПреимущества автоматизации бизнес-процессов

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение специализированной системы управления бизнес-процессами позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с хранением, доступом и поиском нужной информации, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения бизнеса.

Выгоды от внедрения таких систем условно можно разделить на два типа: тактические и стратегические.

Тактические преимущества

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат на ведение бизнеса. Измерить выгоды от внедрения в таком случае можно сравнив начальные показатели (например, время на поиск нужной информации, выполнение того или иного задания, количество ручных операций) с аналогичными показателями после внедрения системы. Базируясь на основных процессах, которые есть в каждой компании (регистрация и согласование документов, проведение совещаний и постановка ежедневных задач) можно выделить основные тактические преимущества:

  • Физическое освобождение места – отпадает необходимость хранения большого количества бумажных документов – как на местах пользователей так и централизовано.
  • Уменьшение временных и материальных затрат на копирование – за счет наличия электронных копий документов.
  • Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде – документы приходят пользователю на исполнение мгновенно в отличие от ситуации, когда необходимо ждать копию входящего письма.
  • Уменьшение затрат на ресурсы – внедрение системы позволяет автоматизировать многие процессы, которые до внедрения выполнялись исключительно вручную. Как результат – компетенции сотрудников могут быть использованы для решения более важных задачах. 

Стратегические преимущества

К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых показателях эффективности Ваших бизнес-процессов. Что, в свою очередь, связано с ростом прибыли (если речь идет о коммерческих структурах) или с улучшениями в работе, принятии решений, качестве обслуживании и т.д. (если речь идет об органах государственной власти). Измерить количественно эти преимущества сложнее, нежели тактические, но уже по истечению первых месяцев работы в системе стратегические преимущества позволят увидеть:

  • Сокращение времени на согласование тех или иных документов за счет возможности параллельного согласования (что невозможно при бумажном документообороте).
  • Значительное ускорение поиска важных документов по различным атрибутам.
  • Обеспечение сохранности информации за счет разграничения прав доступа и ведения истории действий пользователей в системе.
  • Улучшение управляемости ключевыми данными и удобства их хранения (в электронном виде на сервере), работа с ними с учетом прав доступа.
  • Повышение актуальности постановки задач и качества контроля исполнительской дисциплиной.
  • Повышение продуктивности работы в целом – более быстрое выполнение бизнес-процессов, увеличение общего количества выполняемых работ в рамках каждого процесса, улучшение качества работы с большим объемом данных, возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ инновационными методами.

Главный результат автоматизации - наведение порядка в работе с документами и данными, существенная оптимизация бизнес-процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение прозрачности и эффективности работы организации в целом. После внедрения системы руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Преимущества для пользователей

  • Удобное хранение документов в общем электронном архиве, быстрый доступ ко всей необходимой для работы информации за счет атрибутивного и полнотекстового поиска.
  • Четкий регламент выполнения бизнес-процесса – пользователь получает только те задачи, которые прописаны в его должностных обязанностях.
  • Сокращение времени на адаптацию нового сотрудника – за счет автоматизации бизнес-процессов новому сотруднику нет необходимости изучать все "возможные варианты" прохождения процессов. Например, если сотруднику нужно создать заявку, он просто заходит в соответствующий раздел системы и она сама запрашивает все необходимые данные для создания заявки, а так же – отправляет эту заявку по предварительно настроенному маршруту согласования.
  • Полная прозрачность бизнес-процессов – любой участник  может посмотреть на каком этапе находится процесс или на каком исполнителе он "завис". 
  • Сокращение времени на рутинные операции, такие как, заполнение всех реквизитов договора, а соответственно – освобождение рабочего времени на занятия более важными задачами.

Преимущества для ИТ

  • Гибкость оптимизации и автоматизации всех процессов предприятия на базе надежной и хорошо масштабируемой системы.
  • Возможность настройки новых типовых маршрутов и шаблонов документов без программирования.
  • Возможность интеграции системы с любыми другими бизнес-приложениями.
  • Обеспечение информационной безопасность компании.
  • Легкость администрирования системы, которая органически впишется в существующую инфраструктуру предприятия (нет необходимости докупать дорогостоящее оборудование или обновлять компьютеры пользователей).

Преимущества для ТОП-менеджеров

  • Удобный инструмент работы – за счет веб-доступа к системе или мобильных решений ТОП-менеджеры всегда могут быть на связи, даже если они едут на встречу или находятся в командировке за пределами офиса.
  • Повышение прозрачности и управляемости бизнес-процессов – удобные формы отчетов позволяют увидеть полную загруженность сотрудников своего предприятия, оценить экономические показатели эффективности работы по человеку/отделу/процессу за месяц/квартал/год и т.д.
  • Повышение внутренней безопасности работы с важными документами, например ограничение предоставления доступа к финансовой информации только для финансового директора и т.п.
  • Исключение потерь важных документов (что в отдельных ситуациях может быть связано с финансовыми рисками, например, если это входящее письмо из налоговой).
  • Повышение исполняемости заданий. В данном случае срабатывает психологический момент – если сотрудник знает, что руководитель в любое время может зайти в систему и проверить состояние его задач – хочется повысить выполняемость и избежать просроченных поручений. 

Контакты

(044) 390 09 14
(044) 390 09 19

Украина, 04073, г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А

Соц.сети