ГлавнаяИнформационный центрСтатьи и литература

Статьи и литература

Внутренний портал как инструмент управления

Наталья Заверуха, заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET

Предпосылки создания проекта

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнес- процессов. В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандартизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — единое информационное пространство. И такое решение было принято. Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов. Рабочей группе были поставлены зада- чи, которые можно сгруппировать в три направления:

1. Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации: a описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей); a разработать положение «О взаимо- действии подразделений компании».

2. Работа с клиентами: a создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов; a оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами».

3. Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем. В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами.

Старт работы над проектом

Для начала мы определили: 1) цели; 2) временные рамки проекта; 3) состав рабочей группы. Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, анализ достигнутых результатов.

Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше. При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяснительную работу с сотрудниками:

1. Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды.

2. Организовали постоянную обратную связь.

3. Фиксировали конструктивные предложения коллег.

На первом этапе были разработаны ключевые блоки внутреннего портала:

  • «Модель бизнес-процессов компании», «Àвтоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «База знаний»;
  • Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. рис. 1 и 2). В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моделирования Business Studio. Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM:

1) Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня.

2) Затем уже оптимизированные бизнес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

   

Рис 1. Личная карточка сотрудника

Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы.

Теперь портал помогает нам: a формализовать и оптимизировать бизнес-процессы;

  • a проектировать и корректировать организационную структуру, штатное расписание, построение организационной диаграммы;
  • a формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др. Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, н
  • еобходимые документы и ряд других параметров.

После завершения формализации бизнес-процессов, для каж- дого из них были назначены «владельцы» и «исполнители». Затем были разработаны:

1) положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.);

2) должностные инструкции специалистов компании .

Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал:

Во-первых, здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должностные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат). 

Во-вторых, благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а так- же контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения.

В-третьих, автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь:

  • почти вся информации автоматически вносится в шаблон договора;
  • появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);
  • для согласований документа используется электронная подпись.

Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрениекорпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость. Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы!

Вот лишь первые результаты:

1. Существенно вырос уровень испол- нительской дисциплины.

2. Оптимизирована работа с договорами:

  • сократилось время подготовки и согласования договоров (в среднем на 50 %);
  • повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90 %);
  • снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа);
  • уменьшилось число итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух).

3. Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель).

4. Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009.

5. Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение».

Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов. Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутрен- него портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:

  • автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»;
  • внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок и т. д.);
  • провести двустороннюю интеграцию функций (данных) интранет-портала с программой «1С».

Будем рады поделиться накопленным опытом и рассказать о достигнутых успехах.


Контакты

(044) 390 09 14
(044) 390 09 19

Украина, 04073, г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А

Соц.сети