ГлавнаяПреимущества использования СЭД

Преимущества использования СЭД

Автоматизация бизнес-процессов предприятия является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

Выгоды от внедрения систем электронного документооборота условно можно разделить на два типа: тактические и стратегические.

Тактические преимущества

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат на ведение бизнеса. Измерить выгоды от внедрения СЭД в таком случае можно сравнив начальные показатели (измерив время на поиск документа, выполнение того или иного задания, использования количества печатных документов до внедрения СЭД) и аналогичные показатели после внедрения СЭД. Базируясь на основных процессах, которые есть в каждой компании – такие как – регистрация документов, согласование договоров, проведение совещаний – можно выделить основные тактические преимущества:

  • Физическое освобождение места – отпадает необходимость хранения большого количества бумажных документов – как на местах пользователей, так и централизовано;
  • Уменьшение затрат на копирование – за счет уменьшения потребности в размножении бумажных документов;
  • Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде – документы приходят пользователю на исполнение мгновенно в отличие от ситуации, когда необходимо ждать копию входящего письма от деловодов;
  •  Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование – внедрение СЭД позволяет автоматизировать некоторые процессы, которые до внедрения выполнялись людьми. Таким образом время и компетенции человека могут быть использованы в более важных задачах; 
  • Уменьшение затрат на бумагу;
  • Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями, возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

Стратегические преимущества

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. Измерить количественно эти преимущества сложнее, нежели тактические, но уже по истечению первых 2 месяцев работы в системе стратегические преимущества позволят увидеть:

  • Сокращение времени на согласование тех или иных документов за счет возможности параллельного согласования (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
  • Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • Повышение безопасности информации за счет разграничения прав доступа к документам и ведения истории действий пользователей в системе;
  • Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере, а все работа с документами ведется на уровне версий;
  • Улучшение контроля над исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение прозрачности и эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Преимущества для участников бизнеса в пределах организации

Если говорить о преимуществах внедрения СЭД для участников бизнеса в пределах организации, то их так же можно разделить на несколько типов: преимущества от использования СЭД для рядовых пользователей, для ИТ- структуры организации и для ТОП- менеджмента.

Преимущества для пользователей

Преимущества от использования СЭД для пользователей:

  • Удобное хранение документов в общем электронном архиве и быстрый доступ ко всем необходимым документам за счет полнотекстового и преднастроенного поиска. Поиск нужного документа в системе СЭД занимает примерно 2 минуты;
  • Регламентированность процесса по работе с документами – пользователь получает только те задачи, которые прописаны в его должностных обязанностях;
  • Сокращение времени на адаптацию нового сотрудника – за счет автоматизированных основных бизнес-процессов, новому сотруднику нет необходимости изучать долгие регламенты и форматизированные процессы. Если ему нужно создать заявку – он просто заходит в соответствующий раздел и система сама запрашивает у сотрудника необходимые ей данные для создания заявки, а так же – отправляет эту заявку по нужному маршруту согласования;
  • За счет прозрачности бизнес-процесса (любой участник согласования документа может посмотреть, на каком этапе находится договор и на каком исполнителе он «завис») уже никто не скажет, что вы не выполнили свою работу или выполнили ее не в срок;
  • Сокращение времени на рутинные операции – такие как – заполнение всех реквизитов договора, а соответственно – освобождение рабочего времени на занятия более интересными задачами.

Преимущества для ИТ

ИТ- структура организации после внедрения СЭД получает:

  • Прозрачную и контролированную систему, в которой администратором может быть любой коллега ИТ- отдела (не обязательно программист);
  • Возможность настройки новых типовых маршрутов и карточек документов без программирования;
  • Возможность интеграции системы с любыми другими бизнес-приложениями;
  • Гибкую и мощную платформу для оптимизации всех процессов предприятия, которая является надежной и обладает хорошими свойствами к масштабированию;
  • Систему, которая органически впишется в существующую систему предприятия – для нее нет необходимости докупать дорогостоящее оборудование или обновлять компьютеры пользователям;
  • Систему, которая обеспечивает информационную безопасность компании.

Преимущества для ТОП- менеджеров

Внедрение СЭД обеспечивает для ТОП- менеджеров:

  • Удобный инструмент работы. За счет веб-доступа к системе и множества различных мобильных решений ТОП- менеджеры всегда могут быть на связи – даже если они едут на встречу или находятся в командировке за пределами страны;
  • Повышение прозрачности и управляемости бизнес-процессов. Удобные формы отчетов, модули расчета показателей эффективности позволяют в два клика увидеть полную загруженность сотрудников своего предприятия, оценить экономические показатели эффективности работы по человекуотделудепартаменту за месяцкварталгод и т.д.
  • Ускорение прохождения бизнес-процессов;
  • Повышение внутренней безопасности работы с теми или иными документами – за счет настройки бизнес-процессов предоставлять доступ к финансовой информации можно только финансовому директору и т.п.
  • Сокращения случая потерь оригиналов документов, что в отдельных ситуациях может быть связано с финансовыми рисками (к примеру, если это входящее письмо из налоговой);
  • Повышение выполняемости заданий. В данном случае срабатывает психологический момент – если сотрудник знает, что руководитель в любое время может зайти в систему и проверить состояние его задач – хочется повысить выполняемость и избежать просроченных поручений. 

Контакты

(044) 390 09 14
(044) 390 09 19

Украина, 04073, г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А

Соц.сети